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Actualmente la contabilidad se encuentra pasando por profundas transformaciones y adentrándose de lleno a la era digital, donde la información contable puede ser generada y procesada en cuestión de segundos.

Estamos llegando al final de la información en papel en función de registros electrónicos. En definitiva, la evolución tecnológica viene generando un fuerte impacto también en el sistema contable.

Con el avance de los sistemas de procesamiento de datos la contabilidad electrónica llegó para quedarse.

Es curiosa la manera en que nos hemos conducido de manera tan escandalosa de formatos en papel para casi todos los trámites, a conceptos que ahora deben ser cotidianos para todos los contribuyentes.

Hablamos de la Firma Electrónica (FIEL), los recibos electrónicos de nómina, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), catálogos de cuentas y subcuentas, recibos electrónicos de retenciones, DIM, CFDI emitidos por terceros, DEM, Buzones Tributarios, Contabilidad electrónica y Auditorías y Revisiones Electrónicas.

Todo ello, en solo unos pocos años haciendo casi un misterio el hecho de que se pudiera operar sin todas estas herramientas. Es casi ya una necesidad insustituible.

Pero comencemos analizando cada punto referente a la contabilidad electrónica.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

Hemos de recordar que la contabilidad es el área que atiende las necesidades de control y registro de movimientos financieros, pago de impuestos, elaboración de hojas de trabajo, cálculos, pólizas, provisiones de gastos y estudios de inversiones de una empresa o negocio.

Con la contabilidad electrónica es posible entrar a todas las cuentas y a toda la información de la contabilidad y las cuentas de la empresa desde un ordenador o un smartphone conectado a Internet.

Hablar de contabilidad electrónica es hablar de envío de archivos en formato XML de todas aquellas transacciones registradas en medios electrónicos, realizados por personas morales o físicas, directamente al Buzón Tributario del SAT.

Para un mayor control y derivado también de las carencias de recursos humanos, el SAT decidió solicitar a los contribuyentes la información en formato electrónico (xml), además de cuentas, subcuentas, balanzas, etc.

¿En qué consiste la contabilidad electrónica?

Hablar de contabilidad electrónica es enfocarse en la preparación del catálogo de cuentas, en la entrega mensual de la balanza de comprobación de manera electrónica y en caso de requerirse, la entrega de toda la información de pólizas y auxiliares al Servicio de Administración Tributaria además de tener un control empresarial más efectivo en materia contable.

Además, con el auge de la contabilidad electrónica surgieron nuevas obligaciones.

Obligaciones de la Contabilidad Electrónica

Con la Reforma Fiscal 2014, todas las empresas en México están obligadas a llevar sus cuentas y registros de contabilidad en medios electrónicos; de hecho, en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) se establecen diversos relacionados a éste tema.

La contabilidad electrónica se integra por:

• Los libros
• Libros y registros sociales
• Control de inventarios
• Método de valuación
• Estados de cuenta
• Sistemas y registros contables
• Papeles de trabajo
• Cuentas especiales
• Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
• Libros y registros sociales
• Control de inventarios y método de valuación

Por esa razón, ha existido mucha divulgación de las disposiciones fiscales relacionadas a reciente metodología, dónde se especifican las nuevas reglas y requisitos que deberán de cumplirse. Por su parte, la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente siempre está en completa disposición y en la pronunciación de la defensa de los derechos de los contribuyentes respecto de cada una de las reglas destinadas al envío de la contabilidad en línea.

¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad electronica?

En México, las personas morales están obligadas a llevar sus registros contables de manera electrónica desde julio del 2014, de acuerdo con el artículo 2 transitorio del CFF.

Sabemos que todos los cambios son para mejorar y en éste caso para llevar una contabilidad mucho más eficiente. La contabilidad electronica fue pensada para eso, para lograr un mejor control de las operaciones, catálogos de cuentas y comprobantes fiscales y de esa manera evitar la evasión y los recargos morosos (ocasionados por olvidos burocráticos)

Ventajas de la contabilidad electronica

A continuación, vamos a resaltar algunas de las ventajas más evidentes de la contabilidad electrónica

Ahorro de Espacio Con la contabilidad electrónica dirás adiós a todos los libros contables